Married at first sight, de aanbesteding

Married at first sight

Laatst sprak ik een klant die heel druk was met een aanbesteding. Er ging heel veel tijd in zitten. En dat is vaak met aanbestedingen. Ze kosten heel veel tijd en vaak lijkt het of je geen enkele invloed hebt op het resultaat. Ze grapte: Het lijkt wel married at first sight!

Married at first sight of married at blind sight?

Je weet veel niet

Je weet veel niet. Daar komt het op neer. Je weet vaak niet wie de aanbesteder precies is. Ja, je weet misschien zijn of haar naam (of soms niet eens), maar je hebt geen gesprek gehad, weet niet wat hij/zij belangrijk vindt en heb niet gehoord welke oplossing in zijn/haar ogen de beste is. Je weet eigenlijk geen bal.

Married at first sight, de aanbesteding

Je kent de ander helemaal niet. Het is inderdaad een soort married at first sight. Of zelfs married at blind sight! Toch wordt verwacht van je dat je antwoord geeft op vragen. En graag nog uitgebreid ook. Dus soms is het gokken als je niet helemaal begrijpt wat ze precies bedoelen.

De klanten waar ik op dit moment mee werk, krijgen van mij altijd de mogelijkheid om contact te zoeken als ze verkoopvragen hebben, tijdens de looptijd van onze samenwerking. Ik krijg best veel vragen over de aanbesteding.

Hoe kan ik verschil maken bij een aanbesteding

De vraag: “Hoe kan ik verschil maken bij een aanbesteding?” wordt vrij vaak gesteld. En wat ik dan zeg, zal ik jou nu ook vertellen. Dus doe jij regelmatig mee aan een aanbesteding, lees dan even verder. Want dit is een echt game changer!

De game changer, maak het persoonlijk

De belangrijkste game changer heeft te maken met het ‘persoonlijk kunnen maken’. Want verkoop is altijd persoonlijk. Vaak wordt het niet toegestaan om te bellen. De reden hiervoor is dat vaak officieel is vastgelegd (en soms zelfs door een adviesbureau wordt gecontroleerd) dat alle deelnemers aan de aanbesteding dezelfde informatie moeten hebben en dus hetzelfde uitgangspunt.

De randjes van het toegestane opzoeken in een aanbesteding

Nu ben ik zelf iemand die graag de randjes van het toegestane opzoekt. Wat ik in een geval van een aanbesteding dan ook doe, is een aanbod. Dit is mijn aanbod aan de aanbesteder:

Deel 1 “Beste…, ik merk dat niet alles in de aanbesteding even duidelijk is en ik zou dan ook graag persoonlijk contact hebben over een aantal details, zodat ik zeker weet dat ik de vraag die jullie stellen ook echt kan beantwoorden.

Deel 2 Nu weet ik dat dit niet gebruikelijk is omdat alle partijen hetzelfde uitgangspunt moeten hebben. Ik begrijp dat helemaal. Wat ik wil voorstellen is iets dat veel partijen wel goedkeuren.

Deel 3 Voorstel: Als ik jullie de vragen stel en de vragen inclusief de antwoorden in een verslag zet, kunnen jullie dit verslag naar alle partijen versturen. Zo heeft iedereen nog steeds hetzelfde uitgangspunt. Hoe klinkt dit?”.

Oké, dit lijkt misschien simpel, maar het werkt vaak (Nee, niet altijd. Maar niet geschoten is altijd mis, toch?). Waarom dit briljant is, zal ik hieronder uitwerken per onderdeel.

Deel 1 “Beste…, ik merk dat niet alles in de aanbesteding even duidelijk is en ik zou dan ook graag persoonlijk contact hebben over een aantal details, zodat ik zeker weet dat ik de vraag die jullie stellen ook echt kan beantwoorden. Je speelt in op onzekerheid. “Misschien hebben meer partijen onduidelijkheid. Dat zou zonde zijn, want dan krijgen we niet de juiste informatie terug”.

Deel 2 Nu weet ik dat dit niet gebruikelijk is omdat alle partijen hetzelfde uitgangspunt moeten hebben. Ik begrijp dat helemaal. Wat ik wil voorstellen is iets dat veel partijen goedkeuren. Je laat hier weten dat je achter het uitgangspunt staat. Dat betekent dat wat je daarna zegt, daaraan zal voldoen. Verder stel je iets voor dat veel partijen goedkeuren (dit is Cialdini puur sang). Als veel partijen dat goedkeuren dan is het logisch dat zij dit ook goedkeuren. Je zou zelfs kunnen zeggen: Dat is iets wat veel overheidspartijen goedkeuren. Of voor welke branche je de aanbesteding dan ook doet.

Deel 3 Voorstel: Als ik jullie de vragen stel en de vragen inclusief de antwoorden in een verslag zet, kunnen jullie dit verslag naar alle partijen versturen. Zo heeft iedereen nog steeds hetzelfde uitgangspunt. Hoe klinkt dit?”. Dit kan heel aantrekkelijk zijn, want het uitgangspunt dat iedereen dezelfde informatie heeft, is hier gewaarborgd. Daarnaast neem je ze werk uit handen. Want jij maakt een verslag dat zij alleen maar hoeven door te sturen.

Zo maak je het wel persoonlijk

Zo maak je het wel persoonlijk. Dat doe je dan ook het liefst face to face. Maar lukt dat niet, dan is de telefoon/Zoom ook oké. En ondanks het feit dat iedereen straks over ‘dezelfde informatie’ beschikt, ben jij de enige die al een connectie heeft kunnen maken met de aanbesteder.

Ik wens je succes met je aanbesteding deze (en volgende) weken!

gerelateerde artikelen

Ik snap hem gewoon niet!

Als je weet welke communicatiestijl je zelf hebt en welke stijl de ander heeft, begrijp je vaak beter waarom het contact met de één zoveel soepeler gaat dan met de ander. Je leert afstemmen op anderen zonder jezelf te verliezen. En dat maakt de communicatie niet alleen beter maar ook leuker!